公証役場における個人情報の保護に関するお知らせ

公証人は、個人及び法人の秘密に属する事柄を取り扱いますので、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、 全力で取り組んでいます。
公証人は、法律（公証人法第4条、刑法第134条）により、厳しい守秘義務を課せられていますので、法令で定められている者（本人及び利害関係人）以外の者から個人情報の開示請求があったとしても、決して個人情報を開示いたしません。
ただし、公証人は、次に掲げるように、嘱託人の皆様の権利及び利益を保護し、公証業務を適切かつ迅速に行うため、必要な限度で、個人情報を利用させていただくことがありますので、あらかじめ御了承願います。

1 一般的な利用形態

（1）合同役場（公証人が複数いる役場）の場合、個人情報は、担当公証人が合同公証役場の設立前に取得した情報を含め、 担当公証人及び担当書記のほか、当該役場の他の公証人及び書記も、その管理等に関わることがあることをあらかじめ御了承ください。また、担当公証人が作成して管理していた公正証書等については、担当公証人が退職した後は、担当公証人の後任に任命された公証人が引き継いで適切に管理します。
（2）公証人は、公証人が事務を処理する過程で発生した法律問題等について、監督官庁である法務局及び法務省民事局に指示を求めたり、日本公証人連合会（以下「日公連」といいます。）の部内において協議等をしたりするため、それに必要な限度で、個人情報をこれらの監督官庁や日公連に開示することがあります。これは、公証業務を適正かつ円滑に遂行するためですので、あらかじめ御了承ください。
（3）公証人は、委任状の真偽を確認するため、委任状の作成者に対し、事前に、照会をすることがあります。また、公証人は、法務省令により、委任状の作成者に対し、事後に、公正証書を作成した旨を文書で通知しなければならないことがあります。これらの場合には、その公正証書等に記載された他の当事者の氏名等を開示することがありますので、あらかじめ御了承ください。

2 電子公証における利用形態

法務大臣の指定を受けて電子公証事務を取り扱う公証人（以下「指定公証人」といいます。）は、法務省令（指定公証人 の行う電磁的記録に関する事務に関する省令第27条）により、法令の規定により保存すべき電子情報を、指定公証人全員で管理しなければならないことになっています。これは、電磁的記録の認証等を行った公証人以外の公証人も、嘱託人からの同一の情報の提供等に応じられるようにするためです。

3 遺言公正証書の作成における利用形態（遺言検索システム）

公証人は、昭和64年1月1日以後に公正証書で遺言をされた嘱託人の氏名、生年月日、遺言公正証書作成年月日等を、 日公連に報告し、日公連は、これをデータベース化しています。これは、遺言者が亡くなられた後、相続人等の正当な利害関係人から、公証人（日本全国どの公証人でも差し支えありません。）に対し、遺言の有無等について照会があったときに、 公証人が、日公連に遺言の検索を依頼し、その回答を受けることによって、速やかに照会者にこれを回答できるようにするためです。
なお、遺言者の存命中は、本人以外の者からの照会に対しては、一切回答しません。照会者が遺言者の死亡の事実及び法律上の利害関係を除籍謄本等によって証明した場合に限り、照会者に対し、遺言の有無及び遺言公正証書を保存している公証役場等を回答することにしています。

4 定款の認証における利用形態

公証人は、公証人法施行規則第13条の4により、平成30年11月30日以後に嘱託された株式会社、一般社団法人及び一般財団法人の定款の認証の際に、嘱託人から、法人成立時の実質的支配者となるべき者の氏名等並びにその者が暴力団員及び国際テロリストに該当するか否かを申告させることになりました。これは、法人の実質的支配者を把握することなどにより、法人の透明性を高め、暴力団員又は国際テロリストによる法人の不正使用（マネーロンダリング、テロ資金の供与等）を抑止することが、国内外から求められていることを踏まえたものです。
同条等の趣旨に基づき、定款の認証の際に申告された法人の実質的支配者となるべき者等に関する情報については、データベース化して公証人全員で厳重に管理しますが、権限のある機関からの法令に基づく照会があった場合など、法令に基づく正当な理由がある場合以外には、決してこれを開示いたしません。
各公証役場の公証人が取り扱う個人情報に関するお問合せや苦情については、当該公証人又はその公証人の後を引き継いだ公証人に御連絡ください。
また、公証人の個人情報一般の取扱いについて、御不明な点や御質問等がありましたら、次の窓口にお問い合わせください。
日本公証人連合会事務局
個人情報管理担当者（電話 03-3502-8050）